FSSC 22000, IFS, BRCGS… Als je actief bent in de levensmiddelenindustrie kom je deze namen waarschijnlijk regelmatig tegen. Misschien vraagt een nieuwe klant: “Zijn jullie GFSI-gecertificeerd?” Of je wilt gaan leveren aan een grote retailer en krijgt ineens een leveranciersvragenlijst waarin wordt gevraagd om je FSSC-, IFS- of BRCGS-certificaat.
Maar wat betekent GFSI eigenlijk? Is GFSI zelf een norm? Welke certificeringen vallen hieronder? En misschien nog belangrijker: waarom zou je eigenlijk zo’n certificering willen?
Want ja, certificeren kost tijd en geld en er komt absoluut papierwerk bij kijken. Maar als je het goed doet, bouw je niet alleen een systeem om één keer per jaar je auditor tevreden te houden. Je bouwt een systeem waarmee je bedrijf iedere dag een beetje beter kan worden.
Wat is GFSI eigenlijk?
GFSI staat voor Global Food Safety Initiative en is een initiatief binnen The Consumer Goods Forum. Belangrijk om meteen te weten: GFSI is zelf geen certificeringsnorm. Je kunt dus niet simpelweg een ‘GFSI-certificaat’ halen.
GFSI stelt zogenaamde Benchmarking Requirements op en beoordeelt certificatieprogramma’s aan de hand van deze eisen. Certificatieschema’s die hieraan voldoen, kunnen vervolgens door GFSI worden erkend. Het idee hierachter is dat er internationaal meer vertrouwen en wederzijdse acceptatie ontstaat tussen verschillende voedselveiligheidssystemen.
Je kunt het simpel zien als: GFSI bepaalt een gezamenlijke lat, certificatieschema’s zoals FSSC, IFS en BRCGS geven daar ieder op hun eigen manier invulling aan.
Waarom is GFSI ontstaan?
De voedingsmiddelenketen is internationaal. Een retailer verkoopt misschien duizenden producten, afkomstig van honderden producenten uit tientallen landen. Als iedere grote klant vervolgens zijn eigen voedselveiligheidseisen stelt en zijn eigen leveranciersaudit uitvoert, krijg je een enorme hoeveelheid dubbele controles.
Producent A krijgt op maandag een audit van klant X. Woensdag komt klant Y ongeveer hetzelfde controleren en twee weken later staat klant Z op de stoep met wéér een andere checklist. Niet erg efficiënt.
GFSI is rond het jaar 2000 ontstaan tegen een achtergrond van grote voedselveiligheidsincidenten, een gebrek aan vertrouwen bij consumenten en een wildgroei aan verschillende audits en standaarden. Door voedselveiligheidsschema’s te benchmarken wilde men meer harmonisatie en vertrouwen in de internationale voedselketen creëren.
Vandaar ook het bekende uitgangspunt ‘once certified, recognised everywhere’. Dat betekent overigens niet dat iedere klant automatisch ieder GFSI-erkend schema moet accepteren. Een klant kan nog steeds aanvullende eisen stellen of specifiek om bijvoorbeeld IFS of BRCGS vragen.
FSSC, IFS of BRCGS?
Er zijn meer door GFSI erkende certificatieprogramma’s, maar in Nederland en Europa komen we vooral FSSC 22000, IFS en BRCGS regelmatig tegen. Het uiteindelijke doel is vergelijkbaar – aantoonbaar veilige producten en betrouwbare processen – maar de manier waarop de systemen zijn opgebouwd verschilt.
FSSC 22000: sterk vanuit het managementsysteem
FSSC 22000 is opgebouwd rond de ISO-systematiek. Het schema maakt onder andere gebruik van ISO 22000 voor het voedselveiligheidsmanagementsysteem, sectorspecifieke eisen voor basisvoorwaardenprogramma’s en aanvullende eisen vanuit FSSC.
Dat merk je ook in de manier van denken. FSSC kijkt niet alleen naar de vraag: “Heb je deze controle uitgevoerd?” maar juist ook naar: “Hoe heb je als organisatie bepaald dat deze controle noodzakelijk is en hoe weet je dat deze effectief is?”
Risicogebaseerd denken, managementverantwoordelijkheid, doelstellingen, prestaties, verificatie en continue verbetering spelen een belangrijke rol. Dat maakt FSSC interessant voor organisaties die voedselveiligheid echt willen integreren in hun bedrijfsvoering. Je bouwt niet alleen een voedselveiligheidshandboek, maar een managementsysteem voor voedselveiligheid.
IFS: praktisch en sterk gericht op de uitvoering
IFS kent verschillende standaarden voor verschillende schakels in de keten. Een bekende is IFS Food, voor bedrijven die levensmiddelen produceren of verwerken. Daarnaast bestaan bijvoorbeeld IFS Logistics en IFS Broker.
Wij vinden IFS in de praktijk vaak heel concreet. Er wordt niet alleen gekeken naar wat je op papier hebt gezet, maar nadrukkelijk ook naar de vraag: werkt het daadwerkelijk zo op de werkvloer?
IFS Logistics is interessant voor bedrijven die zich bezighouden met bijvoorbeeld opslag, distributie en transport. Want voedselveiligheid stopt natuurlijk niet zodra een product de fabriek verlaat. Een product kan perfect geproduceerd zijn en vervolgens alsnog problemen krijgen door een verkeerde opslagtemperatuur, beschadiging, ongedierte, verwisseling, onvoldoende hygiëne of het doorbreken van de koelketen. Ook een logistiek bedrijf dat zelf geen levensmiddelen produceert, heeft dus invloed op de veiligheid en kwaliteit van het product.
En dan is er IFS Broker. Stel dat je producten inkoopt en verkoopt, maar zelf niets produceert. Opslag en transport zijn misschien zelfs volledig uitbesteed. Waarom zou je dan een voedselveiligheidssysteem nodig hebben?
Omdat je nog steeds belangrijke beslissingen neemt. Welke leverancier keur je goed? Voldoet het product aan de wettelijke eisen? Klopt de specificatie? Welke analyses zijn nodig? Hoe borg je allergenen? Hoe ga je om met klachten? Kun je het product traceren? Wat doe je bij een recall? En hoe weet je eigenlijk dat je uitbestede opslag en transport goed functioneren?
IFS Broker is specifiek bedoeld voor dit soort handelsactiviteiten en richt zich onder andere op het borgen dat ingekochte en verhandelde producten voldoen aan wettelijke eisen en klantspecificaties.
Meer informatie over IFS Broker
BRCGS: sterk vanuit productveiligheid en operationele beheersing
Ook BRCGS is wereldwijd een zeer bekende naam. BRCGS is oorspronkelijk ontstaan vanuit de Britse retailsector en de Food Safety Standard wordt inmiddels wereldwijd toegepast.
BRCGS wordt vaak ervaren als behoorlijk concreet en voorschrijvend. Waar een ISO-georiënteerd systeem je op sommige onderdelen meer vrijheid geeft in hoe je iets organiseert, beschrijft BRCGS op veel onderdelen vrij gedetailleerd wat er wordt verwacht. Dat kan juist prettig zijn: je weet duidelijk waar je aan toe bent.
Ook BRCGS stopt niet bij de fabriek. Er zijn aparte standaarden voor bijvoorbeeld Storage and Distribution en Agents and Brokers. De gedachte daarachter is eigenlijk hetzelfde als bij IFS: voedselveiligheid loopt door de hele keten. Producent, handelaar, broker, opslaglocatie en transporteur hebben ieder hun eigen invloed en verantwoordelijkheid.
Welke certificering past bij jouw bedrijf?
Daar is geen standaardantwoord op. Het begint bij wat je daadwerkelijk doet. Produceer je levensmiddelen? Sla je ze alleen op? Transporteer je? Ben je broker of importeur? Ben je merkeigenaar? Daarnaast is minstens zo belangrijk wat jouw klanten verlangen.
Als jouw belangrijkste klant specifiek IFS Food verlangt, heeft het weinig zin om uitgebreid uit te leggen waarom jij FSSC eigenlijk mooier vindt. Andersom kan FSSC juist heel logisch zijn voor een organisatie die al met ISO-managementsystemen werkt.
Wij werken zelf vooral veel met FSSC 22000 en IFS, waaronder productie-, broker- en logistieke omgevingen. Daardoor kennen we niet alleen de normtekst, maar vooral de praktische vertaalslag: hoe zorg je dat zo’n systeem daadwerkelijk werkt binnen een bedrijf?
En dan komt het kwaliteitshandboek…
Dit is vaak het moment waarop mensen een beetje minder enthousiast worden. “Dus we moeten honderden documenten gaan schrijven?”
Waarschijnlijk heb je inderdaad behoorlijk wat documentatie nodig. Procedures, risicoanalyses, registraties, werkinstructies, specificaties, leveranciersbeoordelingen, interne audits, managementreviews, CAPA’s, validaties en verificaties.
Maar wij kijken daar liever op een andere manier naar.
Je schrijft geen handboek voor de auditor. Je beschrijft hoe jouw bedrijf wil werken.
Dat is een wezenlijk verschil.
Stel dat morgen een nieuwe kwaliteitsmedewerker begint. Kan die uit jouw systeem begrijpen hoe een leverancier wordt goedgekeurd? Hoe een klacht wordt afgehandeld? Wat er moet gebeuren bij een afwijkend analyseresultaat? Wie een product mag vrijgeven? Wat je doet bij een recall? Wanneer de NVWA geïnformeerd moet worden en wie waarvoor verantwoordelijk is?
Dan heb je iets aan je kwaliteitshandboek.
Staat er alleen: “De organisatie draagt zorg voor adequate beheersing van relevante risico’s conform toepasselijke eisen”, dan klinkt het misschien indrukwekkend, maar niemand weet wat hij maandagochtend daadwerkelijk moet doen.
Papierwerk is niet het doel
Dat is precies hoe wij kwaliteitssystemen het liefst opzetten: zo praktisch mogelijk. Een procedure van twee pagina’s die iedereen begrijpt en daadwerkelijk gebruikt, kan veel waardevoller zijn dan een document van twintig pagina’s dat alleen tijdens de audit wordt geopend.
Een goed systeem vertelt je eigenlijk heel simpel: wat doen we, waarom doen we dat, wie doet het, wanneer doen we het, waar leggen we het vast en wat doen we als het misgaat?
Maar een goed managementsysteem gaat nog een stap verder. Het zorgt ervoor dat je als organisatie kritisch naar jezelf blijft kijken. Waar willen we naartoe? Wat zijn onze grootste risico’s? Welke klachten krijgen we? Waar maken we steeds dezelfde fouten? Welke leveranciers presteren minder goed? Zijn onze medewerkers voldoende opgeleid? Welke doelstellingen stellen we voor komend jaar? En misschien wel de belangrijkste vraag: werken de maatregelen die we hebben bedacht eigenlijk wel?
Dat is continue verbetering.
Moeten certificeren of willen certificeren?
Voor veel bedrijven begint het certificeringstraject heel simpel: een klant vraagt erom.
“Als jullie aan ons willen leveren, moeten jullie GFSI-gecertificeerd zijn.”
Dat is natuurlijk een prima commerciële reden om ermee te beginnen. Maar het zou jammer zijn als het daarbij blijft.
Want dan ontstaat al snel het klassieke systeem waarbij iedereen drie weken voor de audit zenuwachtig wordt. Procedures worden afgestoft, registraties worden bijgewerkt, de interne audit moet nog snel worden uitgevoerd en de managementreview blijkt toevallig ook nog open te staan. Na de audit verdwijnt alles weer in de kast.
Dan kost certificering vooral tijd en geld.
Draai het daarom eens om. Wat als je het certificaat niet alleen moet hebben, maar wilt hebben? Omdat je ermee kunt aantonen dat je processen onder controle zijn, je je risico’s kent, leert van fouten, je leveranciers controleert, medewerkers traint, prestaties meet, doelen stelt en continu verbetert.
Dan wordt kwaliteit ineens een USP.
Niet omdat het logo op het certificaat zo mooi is, maar omdat de organisatie erachter beter functioneert.
Kwaliteit kost geld, slechte kwaliteit meestal veel meer
Een klacht kost tijd. Een verkeerde levering kost geld. Een afgekeurde batch kost geld. Een productblokkade kost geld. Een recall kost héél veel geld. En een belangrijke klant verliezen omdat je processen niet op orde zijn, kan nog veel duurder zijn.
Ook medewerkers die iedere dag brandjes moeten blussen omdat verantwoordelijkheden en processen niet duidelijk zijn, kosten uiteindelijk tijd en geld.
Een goed kwaliteitssysteem probeert die problemen daarom niet alleen achteraf administratief op te lossen. Het helpt juist om ze vooraf te voorkomen.
Dat betekent natuurlijk niet dat er nooit meer iets fout gaat. Dat bestaat niet. Maar als er iets fout gaat, wil je dat je systeem je helpt om snel te handelen, de oorzaak te vinden, passende maatregelen te nemen en vooral te voorkomen dat hetzelfde probleem volgende maand opnieuw gebeurt.
Het certificaat is uiteindelijk niet het doel
Of je nu kiest voor FSSC, IFS, BRCGS of een ander passend schema: het certificaat zou uiteindelijk niet het einddoel moeten zijn.
Het doel is een organisatie waarin voedselveiligheid en kwaliteit onderdeel zijn van de dagelijkse besluitvorming. Waar medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt. Waar management betrokken is. Waar risico’s niet alleen worden geregistreerd, maar daadwerkelijk worden beheerst. Waar klachten worden gebruikt om te leren. En waar doelstellingen niet één keer per jaar voor de managementreview worden bedacht, maar daadwerkelijk helpen om het bedrijf vooruit te brengen.
Als je kwaliteit goed op orde hebt, leidt dat uiteindelijk tot minder fouten, minder klachten, efficiëntere processen, meer betrokken medewerkers, tevreden klanten en meer vertrouwen in de markt.
En natuurlijk het allerbelangrijkste: een kwalitatief goed en voedselveilig product op de markt waar consumenten beter van worden – en niet ziek.
Wil je starten met certificeren? Begin dan wat ons betreft niet direct met het schrijven van honderd procedures. Begin met de vragen: Waar staan we nu? Welke norm past bij onze activiteiten en klanten? Wat doen we al goed? Wat ontbreekt nog? En hoe bouwen we een systeem dat bij ónze organisatie past?
Wij begeleiden bedrijven vooral bij FSSC 22000 en IFS, waaronder productie-, broker- en logistieke omgevingen. Daarbij proberen we kwaliteitssystemen vooral praktisch te houden: niet méér papier maken dan nodig, maar een handboek en werkwijze bouwen die medewerkers daadwerkelijk gebruiken, waarmee het management kan sturen en waarmee de organisatie ieder jaar een beetje beter wordt.
Want het mooiste kwaliteitssysteem is niet het systeem waarmee je auditor tevreden naar huis gaat. Het is het systeem waarvan je medewerkers iedere dag merken dat het hun werk beter, duidelijker en veiliger maakt.
Pingback: Een slim analysebeleid opstellen met Informatieblad 64 – Kaliber