Wat doet de NVWA
De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) is in Nederland verantwoordelijk voor het toezicht houden op voedingssupplementen die organisaties importeren, produceren of verhandelen. Zij controleren op verschillende aspecten namelijk: of de organisaties zich houden aan de regels omtrent voedselveiligheid en hygiëne, bevatten voedingssupplementen of kruidenpreparaten verboden stoffen of een te hoge hoeveelheid van een stof, ofwel informatie en claims op de etiketten en website kloppen. De NVWA controleert winkels en webshops door middel van steekproeven, onderzoeken, meldingen en klachten van consumenten, bedrijven en organisaties. Als een product niet aan de regels voldoet kan de NVWA bijvoorbeeld de verkoop verbieden (NVWA, 2024).
Inspectie van de NVWA
De NVWA kan op ieder moment aankloppen voor een inspectie of audit. Dit kan aangekondigd en onaangekondigd zijn, afhankelijk van het type bedrijf en het onderwerp van langskomen. Een inspectie is onaangekondigd en een momentopname. Een audit is een oordeel over het systeem van de organisatie, gaat dieper in op de procedures en is aangekondigd. Zorg er dus altijd voor dat je je aan de regels houdt en dat er tijdens bezoek iemand aanwezig is die de vragen kan beantwoorden. Bij binnenkomst zal de inspecteur zijn toezichthouderspas laten zien en vertellen wat de reden van bezoek is. Doet de inspecteur dit niet mag je dit aan hem vragen. Tijdens bezoek staat vragen vrij, maar belangrijk om rekening te houden met de privacywetgeving en eventuele geheimhoudingsplicht binnen de organisatie.
Er is een medewerkingsplicht, dit moet wel evenredig zijn. Je mag bijvoorbeeld contact hebben met je advocaat zonder dat NVWA hier vanaf weet. Wel is de inspecteur bevorderd om inlichtingen te vorderen.
Hoe kun je je voorbereiden
Het is belangrijk dat alles tijdens inspectie/audit op orde is, dat alle vragen beantwoord kunnen worden en dat documenten kunnen worden laten zien. Dit kan je voorbereiden door: de normen te kennen (eurlex en warenwet), termen te onderbouwen bijvoorbeeld wat is voldoende schoon, de documenten op orde te hebben en deze te controleren. En dat er een verschil is tussen papier en de praktijk.
Veel voorkomende issues tijdens inspectie
Tijdens de inspectie zijn er een aantal punten die veel voorkomen. Let dus goed op dat dit klopt binnen uw organisatie.
- Productconditie;
- Missende kennis door uitbesteding;
- Onjuiste etikettering;
- Onzorgvuldige omgang met allergenen (60% van de recalls gaat over allergenen);
- Verschillende omgang met documentatie (bijvoorbeeld temperatuurlijsten voor volgende week invullen of van weken terug nu invullen).
Na de inspectie
De inspecteur zal na de inspectie een inspectieverslag maken. Als er geen overtredingen tijdens de inspectie worden gevonden, hoef je niks te doen. Worden er wel overtredingen gevonden, zal de inspecteur handelen volgens het interventiebeleid. Hier zijn 4 mogelijkheden die gecombineerd mogen worden:
- Het aanbieden van nalevingshulp;
- Een officiële waarschuwing;
- Het schrijven van een rapport met bevindingen die kunnen leiden tot een maatregel of boete;
- Een proces- verbaal opmaken;
Heb je hulp nodig bij het bij het voorbereiden op een inspectie, het terugmelden na een waarschuwing of het opstellen en bijhouden van het voedselveiligheidsplan. Neem dan contact met ons op.