Je ontvangt een analyseresultaat en er blijkt iets niet goed te zijn. Salmonella. Een allergeen dat niet op het etiket staat. Een te hoog gehalte van een contaminant. Glas in een product. Of een bestrijdingsmiddel boven de MRL. En dan komt vrijwel direct de vraag: Moeten we dit melden bij de NVWA? Een terechte vraag. Want niet iedere afwijking is automatisch een NVWA-melding. Maar als er sprake is van een mogelijk onveilig of ongeschikt levensmiddel, bestaat er wél een wettelijke meldplicht. En daarbij is snelheid belangrijk: als de meldplicht van toepassing is, moet je in principe binnen 4 uur melden nadat je kennis hebt kunnen nemen van de mogelijke onveiligheid. Je hoeft op dat moment nog niet alle informatie compleet te hebben.
Wanneer is een levensmiddel onveilig?
De basis vinden we in Verordening (EG) nr. 178/2002, de Algemene Levensmiddelenverordening. Een levensmiddel wordt als onveilig beschouwd wanneer het: Schadelijk voor de gezondheid óf ongeschikt voor menselijke consumptie is. Dat klinkt juridisch. Dus laten we het wat praktischer maken. Dus iedere afwijking melden? Nee. Een verkeerd gewicht op het etiket, een beschadigde omdoos of een afwijking van je eigen interne kwaliteitsspecificatie betekent niet automatisch dat een product onveilig is. De eerste vraag is daarom altijd: Is er sprake van een afwijking, of is er sprake van een mogelijk onveilig levensmiddel? Is er reden om aan te nemen dat het levensmiddel onveilig is, dan komt de meldplicht in beeld. De NVWA heeft hiervoor gelukkig een handige Meldwijzer onveilige levensmiddelen gemaakt. Bekijk de Meldwijzer onveilige levensmiddelen van de NVWA
Wanneer hoef je niet te melden?
Hier bestaat soms verwarring over. In de reguliere Meldwijzer wordt onder andere gekeken of de oorzaak onomstotelijk binnen je eigen bedrijf ligt, of het levensmiddel nog onder jouw directe controle staat en of je de onveiligheid binnen het bedrijf kunt wegnemen. Dat geeft meteen een heel praktisch voorbeeld.
Voorbeeld 1 – Probleem ontdekt in je eigen fabriek
Tijdens de productie ontdek je dat er door een defect onderdeel mogelijk stukjes metaal in een product terecht zijn gekomen. De oorzaak is aantoonbaar ontstaan binnen jouw fabriek. Alle betrokken producten staan nog bij jou, geblokkeerd in het magazijn. Er is nog niets uitgeleverd.
Je onderzoekt welke batches betrokken zijn en besluit deze producten te vernietigen. Of je kunt aantoonbaar een corrigerende maatregel uitvoeren waarmee de onveiligheid volledig wordt weggenomen. In zo’n situatie hoef je in principe niet te melden, mits je daadwerkelijk aan de voorwaarden uit de Meldwijzer voldoet. Je moet natuurlijk wél je eigen kwaliteitssysteem volgen: blokkeren, onderzoeken, oorzaak bepalen, maatregelen vastleggen en beoordelen of aanvullende CAPA nodig is.
Voorbeeld 2 – Hetzelfde probleem, maar een deel is al geleverd
Nu precies dezelfde situatie. Alleen ontdek je dat gisteren al twee pallets naar een klant zijn gegaan. Dan bevindt het volledige betrokken product zich niet meer onder jouw directe controle. Nu moet je dus heel anders naar de situatie kijken. De NVWA verduidelijkt dat zodra een onveilig levensmiddel de directe controle van het bedrijf heeft verlaten, dit binnen 4 uur moet worden gemeld. Dat geldt ook als er een sterk vermoeden van onveiligheid bestaat. En dan moet je natuurlijk ook direct je klant informeren.
Mijn leverancier heeft al gemeld. Moet ik dan ook nog melden?
Dit is een belangrijke. De meldplicht geldt voor bedrijven in de verschillende schakels van de voedselketen. Dat betekent dat je er niet automatisch vanuit mag gaan dat jouw verantwoordelijkheid is verdwenen omdat je leverancier zegt: “Geen zorgen, wij hebben het al bij de NVWA gemeld.” Jij moet voor jouw eigen situatie en jouw eigen activiteiten beoordelen of je een meldplicht hebt. Hetzelfde geldt andersom. Heb jij een mogelijk onveilig product geleverd aan verschillende klanten? Informeer deze klanten dan direct en geef de relevante informatie door, zodat ook zij hun maatregelen en eventuele meldplicht kunnen beoordelen.
Wijs je klant of leverancier ook op de meldplicht
Dit is iets wat we in de praktijk heel belangrijk vinden. Ontdek je dat een geleverde grondstof mogelijk onveilig is en kan de oorzaak bij jouw leverancier liggen? Informeer dan niet alleen over de afwijking, maar wijs de leverancier ook op zijn eigen verantwoordelijkheid om de meldplicht te beoordelen. Hetzelfde geldt richting je klanten. Schrijf dus niet alleen: “Batch 123 voldoet niet aan onze specificatie.”
Geef duidelijk aan wat je hebt vastgesteld, welke batches betrokken zijn, waarom er mogelijk sprake is van een voedselveiligheidsrisico en welke maatregelen je hebt genomen. En wijs de ontvanger erop dat hij zelf moet beoordelen welke vervolgacties en meldverplichtingen voor hem van toepassing zijn. Iedere exploitant houdt zijn eigen verantwoordelijkheid binnen de voedselketen.
Hoe snel moet je melden?
Binnen 4 uur. En die vier uur gaan niet pas lopen wanneer je onderzoek helemaal klaar is. De NVWA geeft expliciet aan dat je ook moet melden wanneer nog niet alle benodigde informatie beschikbaar is. De melding kan later worden aangevuld. Dat is een belangrijke praktische les. We zien regelmatig dat bedrijven eerst uitgebreid onderzoek willen doen, analyses willen herhalen en precies willen weten waar het probleem vandaan komt. Begrijpelijk. Maar ondertussen loopt die termijn gewoon door. Dus: wacht bij een meldplichtige situatie niet op een perfect dossier voordat je meldt.
Hoe doe je een melding?
Een melding van een onveilig levensmiddel doe je digitaal bij de NVWA. Na de melding ontvang je een referentienummer. Heb je nog niet alle informatie beschikbaar, dan kun je de melding later onder vermelding van dit nummer aanvullen. Meld een mogelijk onveilig levensmiddel via de NVWA
Wat moet je kunnen aanleveren?
Dit is het moment waarop een goede traceerbaarheidstest ineens een stuk minder theoretisch wordt. Afhankelijk van de situatie moet je bijvoorbeeld informatie kunnen verzamelen over:
- Het product en de betrokken batch(es);
- Producent en leverancier;
- Aard van de afwijking;
- Analyseresultaten en analysecertificaten;
- Ontvangen, geproduceerde en geleverde hoeveelheden;
- Waar het product naartoe is gegaan;
- Distributielijst;
- Betrokken landen;
- Jouw risicoanalyse;
- Conclusie over de voedselveiligheid;
- Reeds genomen maatregelen;
- Geblokkeerde voorraad;
- Informeren van leveranciers en afnemers;
- Eventueel terughalen van het product.
Je hoeft dus niet pas tijdens een incident te gaan bedenken: “Waar zijn die drie pallets eigenlijk gebleven?” Een goede recallprocedure en traceerbaarheid test je niet alleen om een certificeringsnorm tevreden te houden. Je hebt ze nodig op het moment dat het er echt toe doet.
Wat doet de NVWA vervolgens?
Na de melding komt deze terecht bij voedselveiligheidsexperts van de NVWA. Maar belangrijk: wacht niet met handelen totdat de NVWA vertelt wat je moet doen. Als levensmiddelenbedrijf blijf je zelf verantwoordelijk voor het nemen van passende maatregelen. De NVWA beoordeelt de melding en kijkt naar de situatie, het risico en de acties die zijn of worden genomen. Uiteindelijk staat daarbij de bescherming van de consument centraal. Is het product internationaal gedistribueerd, dan kan de informatie ook via de daarvoor beschikbare Europese systemen met andere bevoegde autoriteiten worden gedeeld.
Betekent melden automatisch een recall?
Nee. Een melding bij de NVWA betekent niet automatisch dat je een publieke recall moet uitvoeren. Eerst moet worden bepaald waar het product zich bevindt, wat het risico is en welke maatregelen nodig zijn. Zit het product bijvoorbeeld nog bij bedrijven in het handelskanaal? Dan kan het noodzakelijk zijn om het product uit de handel te nemen. Is het product inmiddels bij consumenten terechtgekomen en is een waarschuwing noodzakelijk om de consument te beschermen? Dan kan een consumentenwaarschuwing en terugroepactie noodzakelijk zijn. Dus: Melding is niet automatisch een recall. Maar een melding kan natuurlijk wél leiden tot het terughalen van producten en, indien noodzakelijk, het waarschuwen van consumenten.
Extra opletten bij pesticiden
En dan een categorie waarbij we adviseren om niet te snel conclusies te trekken: residuen van bestrijdingsmiddelen. Je ontvangt bijvoorbeeld een analyserapport waarop een pesticide boven de MRL staat. Paniek? Nog even niet. Voor MRL-overschrijdingen van bestrijdingsmiddelen heeft de NVWA namelijk een aparte beslisboom opgesteld. Bekijk de NVWA-beslisboom MRL-overschrijding bestrijdingsmiddelen En dat is belangrijk, want bij de beoordeling spelen verschillende factoren een rol. Zo kan bij het bepalen van een MRL-overschrijding onder voorwaarden rekening worden gehouden met de meetonzekerheid van de analyse. Maar let op: wanneer je vervolgens beoordeelt of er daadwerkelijk een gezondheidsrisico bestaat, gelden andere uitgangspunten. Een product dat mogelijk schadelijk is voor de gezondheid moet altijd worden gemeld. Daarom moet bij een pesticidenafwijking niet alleen naar het getal op het analysecertificaat worden gekeken.
Processing factors: waarom een overschrijding niet altijd zo simpel is
Bij pesticiden wordt het extra interessant wanneer je een bewerkt of verwerkt product analyseert. Neem bijvoorbeeld druiven en rozijnen. Voor verse druiven geldt een bepaalde MRL. Maar vervolgens worden de druiven gedroogd tot rozijnen. Tijdens het drogen verdwijnt een groot gedeelte van het water, terwijl een aanwezig residu van een bestrijdingsmiddel niet noodzakelijk in dezelfde mate verdwijnt. Daardoor kan de concentratie van het bestrijdingsmiddel per kilogram rozijnen aanzienlijk hoger worden. Heel simpel voorgesteld: Je begint met een aantal kilo verse druiven. Na het drogen houd je veel minder kilo rozijnen over. Als het aanwezige bestrijdingsmiddel tijdens het drogen nauwelijks wordt afgebroken of verwijderd, kan de hoeveelheid residu per kilogram eindproduct dus toenemen. Dat betekent niet automatisch dat de teler te veel bestrijdingsmiddel heeft gebruikt of dat de rozijnen automatisch niet aan de pesticidenwetgeving voldoen. Bij een verwerkt product moet daarom worden beoordeeld wat het productieproces met het residu doet en of voor die specifieke combinatie van product, proces en bestrijdingsmiddel een onderbouwde processing factor, oftewel verwerkingsfactor, beschikbaar is.
Het RIVM beheert hiervoor een lijst met verwerkingsfactoren die kan worden gebruikt bij de beoordeling van gemeten residuen van bestrijdingsmiddelen. Bekijk de RIVM-lijst met verwerkingsfactoren
Andere herkenbare voorbeelden waarbij verwerking invloed kan hebben zijn:
- Verse tomaat → gedroogde tomaat;
- Pruim → gedroogde pruim;
- Fruit → sap of concentraat;
- Vers kruid → gedroogd kruid.
En het werkt niet altijd dezelfde kant op. Wassen, schillen, persen, koken of andere bewerkingen kunnen een residu juist verlagen. Drogen of concentreren kan een residu juist concentreren. Daarom kun je niet simpelweg zeggen: “De MRL voor het verse product is 0,5 mg/kg en wij meten 0,8 mg/kg in het verwerkte product, dus we hebben automatisch een MRL-overschrijding.” Eerst moet je vaststellen welke MRL als uitgangspunt geldt, welke verwerking heeft plaatsgevonden en of een passende en onderbouwde verwerkingsfactor mag worden toegepast. En precies daarom is die aparte NVWA-beslisboom bij pesticiden zo belangrijk.
Er zijn trouwens meer specifieke beslisbomen
Pesticiden zijn niet de enige uitzondering waarbij je goed moet opletten. De NVWA verwijst vanuit de Meldwijzer momenteel naar aparte beslisbomen voor:
- Residuen van bestrijdingsmiddelen;
- Residuen van toegestane diergeneesmiddelen;
- Contaminanten in levensmiddelen.
Gebruik dus niet blindelings de algemene Meldwijzer als jouw situatie onder één van deze specifieke categorieën valt.
Wat kan er gebeuren als je niet meldt?
De meldplicht is geen vrijblijvende administratieve handeling. Het niet of niet tijdig melden van een meldplichtig onveilig levensmiddel is een overtreding en de NVWA kan hiertegen optreden. Daarnaast kan bij een incident natuurlijk worden gekeken naar je traceerbaarheid, risicoanalyse, genomen maatregelen, communicatie met leveranciers en klanten en de manier waarop je jouw verantwoordelijkheid als levensmiddelenbedrijf hebt ingevuld. Daarom adviseren wij bij twijfel niet om urenlang te discussiëren over de vraag: “Kunnen we misschien onder de melding uitkomen?” De betere vraag is: “Wat is het risico voor de consument en wat moeten we nú doen om dat risico te beheersen?”
Onze ervaring met melden bij de NVWA
Een melding bij de NVWA voelt voor bedrijven soms behoorlijk spannend. Alsof je door op de knop versturen te drukken automatisch een inspecteur, boete en enorme recall over jezelf afroept. Onze ervaringen zijn gelukkig vaak een stuk praktischer. Bij serieuze voedselveiligheidsmeldingen zien we regelmatig dat de NVWA snel reageert en inhoudelijk meekijkt naar de situatie. Daarbij wordt heel sterk gekeken naar de belangrijkste vraag: Wat betekent deze afwijking voor de veiligheid van de consument en zijn de genomen maatregelen voldoende? Dat betekent ook dat een melding niet automatisch resulteert in een recall. Soms is het uit de handel nemen van een product voldoende. Soms is aanvullende informatie of onderzoek nodig. En soms moet er wél snel een consumentenwaarschuwing en terugroepactie worden georganiseerd. Wat daarbij enorm helpt? Een bedrijf dat zijn dossier op orde heeft. Dus niet alleen zeggen: “We denken dat het meevalt.”
Maar kunnen laten zien: Dit is het probleem. Dit zijn de betrokken batches. Dit is onze risicoanalyse. Dit is waar het product naartoe is gegaan. Dit hebben we geblokkeerd. Deze klanten zijn geïnformeerd. Dit is onze onderbouwing. En dit zijn de maatregelen die we al hebben genomen.
En dan blijkt een recall toch noodzakelijk…
Je hebt gemeld. De NVWA is geïnformeerd. Je risicoanalyse is uitgevoerd. En de conclusie is: het product moet worden teruggehaald. Dan begint het volgende hoofdstuk. Want wie bel je als eerste? Welke klanten moeten worden geïnformeerd? Hoe maak je een goede distributielijst? Wanneer moet je consumenten waarschuwen? Wat zet je in zo’n waarschuwing? Hoe snel moet je handelen? En hoe weet je uiteindelijk of je recall effectief is geweest?
Daarover meer in onze volgende blog: Een recall… wat nu?