Een slim analysebeleid opstellen met Informatieblad 64

Een slim analysebeleid opstellen met Informatieblad 64

Moeten we iedere grondstof bij iedere levering analyseren? Gelukkig niet.

Maar… “Onze leverancier zegt dat het goed is” is ook geen analysebeleid. En een GFSI-certificaat van een leverancier betekent evenmin automatisch dat je zelf nergens meer naar hoeft te kijken. Een goed analysebeleid zit precies tussen die twee uitersten in. Je wilt voldoende zekerheid dat de producten en grondstoffen die je inkoopt veilig zijn, maar je wilt natuurlijk ook niet duizenden euro’s uitgeven aan analyses die weinig extra informatie opleveren. En precies daarbij is Informatieblad 64 van de NVWA een ontzettend handige leidraad. De officiële titel is: Informatieblad 64 – Beheersing van relevante gevaren verbonden aan de inkoop van levensmiddelen, inclusief grondstoffen, in het kader van HACCP. Klinkt misschien niet direct als gezellige weekendliteratuur. Maar voor QA-medewerkers is het eigenlijk een heel praktisch document.

Waar gaat Informatieblad 64 eigenlijk over?

De gedachte achter Informatieblad 64 is vrij logisch. Als je levensmiddelen of grondstoffen inkoopt, kunnen daar al voedselveiligheidsgevaren in aanwezig zijn. En niet ieder gevaar kun je later in je eigen proces nog wegnemen. De NVWA verwacht daarom dat je weet welke gevaren redelijkerwijs bij jouw grondstoffen en producten kunnen voorkomen, welke daarvan relevant zijn en hoe je deze beheerst. Dat begint dus niet bij de vraag: “Welke analyses zullen we dit jaar eens laten uitvoeren?” Maar bij: “Welke risico’s hebben wij eigenlijk?”

Informatieblad 64 beschrijft daarbij drie belangrijke stappen:

1. gevaren identificeren;
2. bepalen welke gevaren relevant zijn;
3. bepalen hoe je die relevante gevaren beheerst.

En vanuit die gedachte kun je een praktisch analysebeleid opbouwen.

Stap 1: Wat kopen we eigenlijk in?

Begin bij je grondstoffen en producten. Wat koop je?

Melkpoeder? Kruiden? Plantaardige olie? Vis? Vitaminen? Noten? Rijst? Een kant-en-klaar voedingssupplement?

De aard van het product bepaalt voor een groot deel welke gevaren relevant kunnen zijn. Bij noten denk je bijvoorbeeld al snel aan mycotoxinen. Bij kruiden kunnen pesticiden, microbiologie of bepaalde natuurlijke toxinen relevant zijn. Bij rijst kan arseen een aandachtspunt zijn. Bij producten van dierlijke oorsprong kunnen weer heel andere microbiologische of chemische gevaren spelen. Je kijkt daarbij naar:

microbiologische gevaren, chemische gevaren en fysische gevaren.

Voor de gevarenidentificatie mag je volgens Informatieblad 64 onder andere gebruikmaken van productkennis, wetenschappelijke literatuur, sectorkennis, monitoringsgegevens, incidenten uit het verleden, wettelijke maximumgehalten en grondstofgevarendatabases.

Dus niet: “We analyseren altijd op Salmonella, want dat deden we vorig jaar ook.” Maar: Waarom is Salmonella bij déze grondstof een relevant gevaar? Dat verschil is belangrijk.

Je mag producten ook groeperen. Hier zit meteen een praktische mogelijkheid om je analysebeleid efficiënter te maken. Je hoeft niet per definitie voor iedere individuele SKU een compleet nieuwe beoordeling te maken. Informatieblad 64 geeft expliciet aan dat grondstoffen en producten gegroepeerd mogen worden. Stel dat je twintig verschillende kruiden inkoopt die qua oorsprong, verwerking en relevante gevaren sterk op elkaar lijken. Dan kan het logisch zijn om deze binnen één productgroep te beoordelen. Hetzelfde kan bijvoorbeeld gelden voor verschillende melkpoeders, oliën of droge poedermengsels. Maar groeperen moet wel inhoudelijk verdedigbaar zijn.Twee producten die toevallig allebei poeder zijn, vormen niet automatisch één risicogroep. Kijk naar vergelijkbare:

• Grondstofsoort;
• Oorsprong;
• Productiemethode;
• Relevante gevaren;
• Leveranciers;
• Wettelijke eisen.

Zo houd je het systeem werkbaar zonder risico’s weg te organiseren.

Stap 2: Waar komt het vandaan?

Dan komt een factor die in de praktijk ontzettend belangrijk is: herkomst. Hetzelfde product kan afhankelijk van de oorsprong een heel ander risicoprofiel hebben. Informatieblad 64 noemt dit zelf ook expliciet. Zo kunnen bepaalde bestrijdingsmiddelen bijvoorbeeld een relevant gevaar zijn bij producten uit landen of regio’s waar uit monitoring regelmatig afwijkingen blijken. Dus bij je beoordeling wil je niet alleen weten: “Het is kurkuma.” Maar ook: Waar komt die kurkuma vandaan? Nederland? Spanje? India? China? Een product uit de EU is overigens niet automatisch veilig en een product van buiten de EU is niet automatisch risicovol. Maar de herkomst is wél een belangrijke factor in je kansinschatting. Daarbij kun je kijken naar bijvoorbeeld:

• Historische analyseresultaten;
• RASFF-meldingen;
• Bekende fraudeproblematiek;
• Pesticidengebruik;
• Contaminanten;
• Teeltomstandigheden;
• Klimaat;
• Productie- en opslagomstandigheden;
• Eventuele importmaatregelen of verscherpte controles.

Je bouwt zo per combinatie van grondstof + herkomst een steeds beter beeld op.

Stap 3: Van wie koop je het?

Vervolgens kijk je naar je leverancier. Want twee leveranciers die exact dezelfde grondstof uit hetzelfde land leveren, hoeven niet hetzelfde risicoprofiel te hebben. De ene leverancier heeft misschien:

• Een goed werkend voedselveiligheidssysteem;
• Jarenlang goede analyseresultaten;
• Volledige traceerbaarheid;
• Uitgebreide productspecificaties;
• Transparante risicoanalyses;
• Batchgebonden CoA’s;
• Een goede klachtenhistorie.

Terwijl de andere leverancier eigenlijk alleen zegt: “Trust us, it is food grade.” Dat maakt nogal een verschil. Informatieblad 64 gaat daarom nadrukkelijk uit van de betrouwbaarheid van de leverancier. Hoe groter het aantoonbare en verifieerbare vertrouwen in die leverancier wordt, hoe lager de mate van controle uiteindelijk kan worden. Het woord aantoonbaar is daarbij belangrijk. En heeft de leverancier een GFSI-certificaat? Dat is absoluut relevante informatie. Een certificering volgens bijvoorbeeld BRCGS, IFS of FSSC 22000 zegt iets over het voedselveiligheidssysteem van een leverancier. Maar: Alleen een certificaat aan de muur is niet automatisch voldoende om jouw specifieke grondstofgevaren te beheersen. De meest recente versie van Informatieblad 64 noemt certificering onder een door Ketenborging.nl of de NVWA geaccepteerd certificatiesysteem als mogelijke beheersmaatregel. Maar dan moet de beheersing van de relevante grondstofgevaren ook daadwerkelijk aantoonbaar zijn beoordeeld. Bij een algemene scope moet uit het auditrapport onder andere blijken dat:

• De betreffende grondstoffen/producten daadwerkelijk zijn beoordeeld;
• Jouw relevante gevaren zijn meegenomen;
• Beschreven is hoe deze worden beheerst;
• Corrigerende maatregelen en het eindoordeel zijn vastgelegd.

En daar zit in de praktijk vaak het probleem. Een certificeringsaudit kijkt naar het volledige managementsysteem. De auditor heeft misschien één of twee uur voor het inkoopproces en bespreekt een paar voorbeelden. Dat betekent niet automatisch dat hij precies jouw grondstof heeft bekeken en bijvoorbeeld heeft vastgesteld: “Arseen in deze rijst uit deze specifieke oorsprong wordt aantoonbaar op deze manier beheerst.” De NVWA merkt in Informatieblad 64 zelf op dat hiervoor binnen certificeringsaudits in de praktijk vaak maar beperkte aandacht is en dat er dus geen garantie bestaat dat alle grondstoffen daadwerkelijk zijn beoordeeld. Dus: GFSI? Heel waardevol. Blind erop varen? Liever niet.

Meer over de verschillende GFSI-schema’s lees je natuurlijk in onze blog over GFSI-certificeringen.

Stap 4: Welke informatie kan je leverancier je geven?

Dit is misschien wel een van de belangrijkste stappen. Vraag je leverancier om informatie. Niet alleen een mooie productspecificatie, maar bijvoorbeeld:

• Welke voedselveiligheidsgevaren zij voor het product hebben vastgesteld;
• Hoe zij deze gevaren beheersen;
• Welke analyses zij uitvoeren;
• Met welke frequentie;
• Volgens welke analysemethode;
• Door welk laboratorium;
• Of de analyse batchgebonden is;
• Wat hun historische resultaten zijn;
• Hoe zij afwijkingen opvolgen.

En vooral: willen ze die informatie met jou delen? Dat klinkt misschien simpel, maar dit maakt in de praktijk enorm veel verschil. Als de leverancier goede analyses deelt, mag je die dan gebruiken? Ja. Sterker nog: Informatieblad 64 biedt daar expliciet ruimte voor. Een mogelijke beheersmaatregel is dat de leverancier per partij een geldig Certificate of Analysis – CoA aanlevert waaruit blijkt dat het product voldoet aan de relevante eisen. De geïdentificeerde gevaren uit je gevarenanalyse moeten daarin dan wel terugkomen. Voor analyses geldt daarbij dat deze partijgebonden moeten zijn en moeten zijn uitgevoerd door een laboratorium dat voor de betreffende analyse is geaccrediteerd volgens ISO/IEC 17025. Dus als jouw leverancier dit allemaal goed geregeld heeft, kun je die informatie meenemen in jouw eigen beheersing. En dat kan betekenen dat je uiteindelijk zelf minder hoeft te analyseren. Dat is precies waar een slim analysebeleid geld kan besparen.

En als de leverancier niets wil delen?

Dan wordt het een ander verhaal. “Wij analyseren alles, maar delen onze resultaten niet.” Dat horen we nog regelmatig. Prima. Maar dan kun jij die analyseresultaten ook niet gebruiken als onderbouwing van jouw eigen voedselveiligheidssysteem. Informatieblad 64 zegt vrij duidelijk: wanneer de leverancier geen analysecertificaat levert, moet de afnemer de relevante gevaren van de aangeleverde partijen zelf laten analyseren. Kort gezegd: Geen bewijs? Dan zul je zelf meer moeten verifiëren. Transparantie van een leverancier heeft dus uiteindelijk ook economische waarde.

Let op: grondstof of eindproduct?

Nog een belangrijk punt. Koop je een grondstof of koop je een eindproduct? Dat kan verschil maken. Voor bepaalde gevaren zijn wettelijke normen gekoppeld aan een specifieke productcategorie of een bepaald stadium in de keten. De limiet voor een grondstof hoeft daarom niet automatisch dezelfde te zijn als die voor het eindproduct. Ook kunnen er tijdens verwerking concentratie-, verdunnings- of reductie-effecten optreden. Dus controleer voordat je een analyseresultaat beoordeelt altijd: Welke wettelijke norm is op dit specifieke product, in deze vorm en op dit punt in de keten daadwerkelijk van toepassing? Anders kun je heel netjes analyseren…tegen misschien de verkeerde norm.

Stap 5: Kun je een leveranciersaudit gebruiken?

Ja. Dat is een andere interessante mogelijkheid uit Informatieblad 64. Je kunt zelf, of door een derde, een audit bij je leverancier laten uitvoeren en onderzoeken hoe jouw relevante gevaren daar worden beheerst. Maar dat moet dan wel een gerichte audit zijn. Volgens Informatieblad 64 moet de audit minimaal ingaan op:

• Het relevante gevaar;
• De manier waarop het gevaar wordt beheerst;
• De gebruikte methodiek;
• Eventuele corrigerende maatregelen;
• Het eindoordeel;
• Gemaakte afspraken.

En de auditor moet daarvoor aantoonbaar voldoende zijn opgeleid en competent zijn. Dus iemand naar India sturen om een fabriek te bezoeken en daarna concluderen: “Het zag er allemaal netjes uit.” is geen voedselveiligheidsaudit. De auditor moet begrijpen welk gevaar hij beoordeelt en hoe hij kan vaststellen of de genomen maatregelen daadwerkelijk voldoende zijn. Informatieblad 64 noemt voor deze gerichte leveranciersaudit een risicogestuurde frequentie met als minimum één keer per drie jaar; bij een nieuwe leverancier wordt de audit voorafgaand aan de eerste levering uitgevoerd wanneer je deze beheersroute gebruikt. Maar vertrouw nooit volledig op de leverancier Dit vinden wij misschien wel een van de belangrijkste lessen. Een leverancier kan prachtige documenten hebben. Goede analyses. Een indrukwekkend certificaat. Een laboratoriumrapport waarop werkelijk alles groen is. Maar uiteindelijk ben jij verantwoordelijk voor het product dat jij inkoopt en in jouw deel van de keten beheert. De beheersing door je leverancier ontslaat je volgens Informatieblad 64 dan ook niet van je eigen verantwoordelijkheid om een gevarenanalyse uit te voeren. Wij adviseren daarom vrijwel altijd om zelf enige vorm van verificatie in te bouwen.

Bijvoorbeeld:

De leverancier analyseert zijn melkpoeder op parameter X. Mooi. Laat dan periodiek zelf óók een monster analyseren. Komt jouw resultaat overeen met dat van de leverancier? Dan groeit je vertrouwen. En als dat jaar na jaar goed gaat, kun je jouw eigen frequentie mogelijk verantwoord verlagen. Dat is heel iets anders dan vanaf dag één zeggen: “De leverancier analyseert, dus wij doen niets.”

Onze ervaring is dat de NVWA verificatie belangrijk vindt. Het mooie van Informatieblad 64 is dat het systeem nadrukkelijk dynamisch is. Naarmate het verifieerbare vertrouwen in een leverancier groeit, mag de controle afnemen. Dat betekent dus:

Nieuwe leverancier? = Meer controleren.

Jarenlang goede resultaten? = Mogelijk minder controleren.

Afwijking gevonden? = Frequentie weer omhoog.

En dat is precies hoe risicogebaseerd werken bedoeld is.

Nieuwe leverancier? Dan even extra opletten Informatieblad 64 is hier behoorlijk concreet in. Bij nieuwe leveranciers worden binnen deze aanpak minimaal de eerste vijf geleverde partijen per productgroep onderzocht op de relevante gevaren. Zijn die resultaten goed? Dan kan de leverancier voor die productgroep als vaste leverancier worden beschouwd en kan de analysefrequentie vervolgens worden afgebouwd naar √n, met minimaal één analyse per productgroep per jaar. Waarbij n staat voor het aantal geleverde partijen per jaar. En belangrijk: heb je dezelfde grondstof van drie verschillende leveranciers? Dan beoordeel je iedere leverancier afzonderlijk. Logisch ook. Je hebt immers niet alleen vertrouwen opgebouwd in het product. Je bouwt vertrouwen op in de combinatie: product + herkomst + leverancier. En daar zit eigenlijk de kern van een goed analysebeleid. Een analysebeleid is geen Excel met:

Dat is een analysekalender. Nog geen analysebeleid. Een goed analysebeleid verklaart waarom je iets analyseert en waarom met die frequentie. 

Je kijkt bijvoorbeeld naar:

Product
Welke gevaren horen bij de aard van de grondstof?

Herkomst
Waar komt het vandaan en welke historie hoort daarbij?

Leverancier
Hoe betrouwbaar is deze leverancier?

Certificering
Wat zegt de certificering daadwerkelijk over jouw gevaren?

Documentatie
Welke risicoanalyse, specificaties en bewijsstukken zijn beschikbaar?

Leveranciersanalyses
Worden relevante gevaren aantoonbaar onderzocht?

Laboratorium
Is de toegepaste methode passend en geaccrediteerd?

Eigen verificatie
Kloppen de gegevens van de leverancier met jouw eigen resultaten?

Historie
Welke afwijkingen, klachten en recalls zijn er geweest?

Eigen proces
Wordt het gevaar later nog aantoonbaar geëlimineerd of gereduceerd?

En pas daarna bepaal je: Wat moeten wij zelf nog analyseren en hoe vaak? 100% zekerheid bestaat niet Dat is misschien niet wat een kwaliteitsmanager graag hoort. Maar voedselveiligheid is nooit: “We hebben één analyse gedaan, dus nu weten we zeker dat alles veilig is.” Een analyse blijft uiteindelijk een steekproef. Je test een bepaalde hoeveelheid product uit een bepaalde batch op een bepaald moment. Daarom moet je voedselveiligheid nooit uitsluitend op laboratoriumanalyse bouwen. Het gaat juist om de samenhang van beheersmaatregelen. Een goede leverancier, een goede productspecificatie, een gedegen gevarenanalyse, historische data, monitoring, certificering, audits, batchgebonden analyses, eigen verificatie, klachten, RASFF-informatie en leveranciersbeoordeling. En waar nodig: aanvullende eigen analyses.

Samen geven die informatiebronnen steeds meer vertrouwen dat jouw risico’s beheerst zijn. 100% veilig bestaat niet. Zo goed mogelijk aantoonbaar beheerst wél. En het mooie: slimmer kan ook goedkoper zijn Een risicogebaseerd analysebeleid betekent niet automatisch méér analyseren. Sterker nog. Een goed opgezet systeem kan er juist voor zorgen dat je minder analyses nodig hebt. Misschien koop je vijftien vergelijkbare producten bij één vaste producent. Misschien kun je producten logisch groeperen. Misschien beschikt de leverancier al over goede batchgebonden analyseresultaten. Misschien heb je zelf vijf jaar aan uitstekende verificatieresultaten. Dan is het weinig zinvol om uit gewoonte iedere maand hetzelfde onderzoek opnieuw uit te voeren. Aan de andere kant kan één product uit een risicovolle oorsprong van een nieuwe leverancier juist veel intensievere controle nodig hebben.

Niet ieder product verdient dezelfde analysefrequentie.

En precies dát maakt een analysebeleid risicogebaseerd. Ons advies: maak er een vast stappenplan van Wat we in de praktijk vaak zien?

Een bedrijf heeft tientallen grondstoffen en iemand heeft ooit bepaald dat product X één keer per jaar op zware metalen wordt onderzocht. Maar niemand weet nog waarom. Dat wil je voorkomen. Daarom werken wij liever met een vaste beslisstructuur. Voor iedere nieuwe grondstof of ieder nieuw product doorloop je dezelfde stappen:

Wat is het product?

Welke relevante gevaren zijn er?

Waar komt het vandaan?

Wie is de leverancier?

Welke beheersmaatregelen zijn daar aanwezig?

Welke documentatie krijgen we?

Welke analyses worden al uitgevoerd?

Kunnen we daarop vertrouwen?

Hoe verifiëren wij dat?

Wat moeten wij zelf nog doen?

En welke frequentie past daarbij?

Dan krijg je een systeem dat niet alleen tijdens een audit mooi klinkt, maar dat ook daadwerkelijk werkbaar is voor de kwaliteitsafdeling. Daarom hebben wij hier een training en praktisch stappenplan voor gemaakt. Informatieblad 64 biedt enorm veel mogelijkheden. Maar eerlijk is eerlijk: je moet het document wel even goed vertalen naar je eigen organisatie. Daarom hebben wij een praktische werkwijze ontwikkeld waarmee je stap voor stap een risicogebaseerd analysebeleid kunt opbouwen. Daarbij kijken we onder andere naar:

• Het identificeren van relevante grondstof- en productgevaren;
• Risicobeoordeling;
• Oorsprong;
• Leveranciersrisico;
• Certificering;
• Leveranciersdocumentatie;
• Analysegegevens;
• Verificatie;
• Audits;
• Product- en leveranciersgroepen;
• Het bepalen van een passende analysefrequentie;
• Het praktisch vastleggen hiervan in je procedure en analyseplanning.

Het doel is niet om zo veel mogelijk analyses uit te voeren. Het doel is om de juiste analyses op het juiste moment uit te voeren. Want uiteindelijk willen we allemaal hetzelfde: een kwalitatief goed en voedselveilig product op de markt brengen waar consumenten beter van worden en niet ziek.

Zie ook onze blog over GFSI-certificaten

Informatieblad 64 van de NVWA